Cztery boki nośnika nie oznaczają czterech równorzędnych miejsc reklamowych. Ściana skierowana na kolejkę do rejestracji może pracować przez kilkadziesiąt minut, a przeciwległa pozostawać niemal niewidoczna. Dlatego podział ekspozycji powinien uwzględniać jednocześnie powierzchnię grafiki, kierunki ruchu i zobowiązania zapisane w pakietach sponsorskich.
Najwięcej konfliktów powstaje wtedy, gdy organizator sprzedaje „duże logo w widocznym miejscu”, zanim ustali lokalizację nośnika. Taki zapis nie daje ani projektantowi, ani sponsorowi jednoznacznego kryterium odbioru.
1. Najpierw rozpisz świadczenia, dopiero potem powierzchnie
Przygotuj tabelę obejmującą wszystkich sponsorów, poziom pakietu, obiecane nośniki i ewentualną wyłączność branżową. Oddziel ekspozycję na totemach od wystąpień scenicznych, stoisk czy publikacji w komunikacji wydarzenia. Sponsor płacący dwukrotnie więcej nie musi automatycznie otrzymać dwukrotnie większej powierzchni, jeśli różnica ceny obejmuje inne świadczenia.
Dla samego systemu totemów można przyjąć roboczy podział: 50% powierzchni dla sponsora głównego, 30% dla partnerów i 20% dla sponsorów wspierających. To przykład konstrukcji pakietu, a nie standard rynkowy. Przy trzech partnerach ich wspólne 30% trzeba jeszcze podzielić między konkretne firmy.
- Określ udział w powierzchni przeznaczonej dla sponsorów, nie w całej bryle nośnika.
- Wskaż liczbę lokalizacji oraz dni ekspozycji.
- Zapisz, czy sponsor otrzymuje własną ścianę, czy miejsce w układzie zbiorczym.
2. Zmierz ruch w miejscach, w których stanie nośnik
Na rzucie obiektu zaznacz wejście, rejestrację, szatnię, sale, catering i wyjścia z sesji. Następnie narysuj trasy uczestników osobno dla poranka, przerw i zakończenia konferencji. Kierunek dominujący o godzinie 8.30 może być przeciwny do tego z godziny 17.00.
Jeżeli dostępne jest podobne wydarzenie w tym samym obiekcie, wykonaj trzy obserwacje po 10 minut: podczas wejścia, przerwy i zmiany sesji. Licz osoby przechodzące przy każdej planowanej lokalizacji oraz zanotuj, z której strony widzą nośnik. Bez takich danych posługuj się prognozą opartą na układzie sal, wyraźnie oznaczoną jako założenie.
Rozróżniaj przechodzenie od oczekiwania. Przy cateringu uczestnik może mieć grafikę przed sobą przez 2–3 minuty, natomiast w korytarzu zobaczy ją tylko przez kilka sekund. Kolejka może jednak również całkowicie zasłonić dolną część reklamy.
3. Oddziel metry kwadratowe od jakości ekspozycji
Dla przykładowego nośnika czterobocznego z polem graficznym 1 × 2 m na każdej ścianie łączna powierzchnia wynosi 8 m². Jedna pełna ściana to 25% całości, a nie połowa ekspozycji. Jeżeli część grafiki zajmuje program konferencji, udziały sponsorskie należy liczyć dopiero od pozostałej powierzchni.
Każdej ścianie przypisz roboczą ocenę widoczności, na przykład od 1 do 3. Najwyższą ocenę otrzymuje bok skierowany na główny napływ uczestników, najniższą – bok widoczny głównie przy odejściu od nośnika. To narzędzie planistyczne, nie pomiar liczby kontaktów reklamowych.
Równa powierzchnia nie gwarantuje równorzędnego świadczenia. Jeżeli partnerzy mają identyczne pakiety, można wyrównać ekspozycję między kilkoma totemami: partner z mniej korzystnym bokiem przy wejściu otrzymuje lepszy przy cateringu. Uzgodniony podział powinien być widoczny na makietach.
4. Ustal hierarchię logotypów i zasady sąsiedztwa
Na pojedynczej ścianie projektuj najwyżej trzy poziomy hierarchii: sponsor główny, partnerzy, sponsorzy wspierający. Przy większej liczbie kategorii różnice wielkości stają się trudne do odczytania, a grafika przypomina stopkę dokumentu. Liczbę logotypów dobieraj do wymiarów pola oraz rzeczywistego dystansu oglądania.
Nie wyrównuj znaków wyłącznie według szerokości pliku. Poziomy logotyp o proporcjach 5:1 i znak kwadratowy mają przy tej samej szerokości zupełnie inną masę wizualną. Stosuj wspólne pola ekspozycji, zachowuj wymagane pola ochronne i porównuj wizualną wielkość znaków.
- Wykonaj próbny wydruk fragmentu w skali 1:1 i oceń go z odległości 3 oraz 5 m.
- Przygotuj wariant na wypadek dojścia kolejnego sponsora, zamiast ściskać cały układ tuż przed drukiem.
- Sprawdź zakres wyłączności branżowej przed umieszczeniem konkurentów na tej samej ścianie.
5. Dobierz konstrukcję do zatwierdzonego podziału
Przeglądając sklep internetowy w poszukiwaniu wielobocznego nośnika, porównuj powierzchnię przeznaczoną do zadruku, a nie tylko gabaryty konstrukcji. Jeżeli rozważany jest totem reklamowy Mega Cube, podstawą oceny powinna być specyfikacja konkretnego wariantu: liczba pól graficznych, ich wymiary i sposób wymiany wydruków. Dopiero te informacje pozwalają przenieść procentowe udziały sponsorów na projekt produkcyjny.
W porównaniu kosztów uwzględnij konstrukcję, komplet grafik, transport, montaż i ewentualną wymianę pojedynczego panelu. Rozdziel kwoty netto i brutto oraz potwierdź, co obejmuje cena prezentowana w sklepie. Przy cyklu konferencji możliwość wymiany jednej grafiki może być istotniejsza niż niewielka różnica w cenie początkowej.
6. Sprawdź ustawienie z administratorem obiektu
Widoczność sponsora nie uzasadnia zwężenia drogi ewakuacyjnej ani zasłonięcia oznakowania. Lokalizację zaakceptuj z osobą odpowiedzialną za obiekt, uwzględniając podstawę nośnika, stabilność konstrukcji oraz kolejki do rejestracji i bufetu. Nie przyjmuj jednej uniwersalnej szerokości przejścia: wymagania zależą od konkretnej przestrzeni i jej funkcji.
Materiały Centralnego Instytutu Ochrony Pracy – Państwowego Instytutu Badawczego mogą wspierać ocenę zagrożeń przy organizacji prac montażowych, ale nie zastępują uzgodnień z obiektem ani instrukcji producenta. Po ustawieniu przejdź główne trasy uczestników i wykonaj zdjęcia z wysokości wzroku. Powtórz kontrolę po rozstawieniu stołów, barierek i wyposażenia stoisk.
7. Zamknij ustalenia przed wysłaniem grafik do druku
Dokument odbiorowy powinien zawierać numer nośnika, lokalizację, oznaczenie każdej ściany, przypisanych sponsorów i zaakceptowaną makietę. Ustal konkretny termin zatwierdzenia plików, na przykład pięć dni roboczych przed drukiem, o ile harmonogram wykonawcy na to pozwala. Późniejsze zmiany zapisuj wraz z ich wpływem na koszt i termin.
Po montażu porównaj realizację z dokumentem, a nie z pamięcią zespołu. Zdjęcia wszystkich ścian oraz ujęcia z głównych kierunków ruchu ułatwiają rozliczenie świadczeń. Dzięki temu rozmowa ze sponsorem dotyczy ustalonej powierzchni i lokalizacji, zamiast subiektywnego wrażenia, czy logo było dostatecznie widoczne.
